Cuando nos solicitan datos personales deben facilitarnos previamente una serie de información relativa al tratamiento que se les va a dar a esos datos, siendo éste un principio básico sobre el que se fundamenta la Ley de Protección de Datos (en adelante LOPD), de forma que viene configurado como:

• Un deber inexcusable para los responsables del tratamiento de datos, y a la vez
• Un derecho de los titulares de esos datos de carácter personal, constituyéndose como el pilar básico que posibilitará en su caso el ejercicio del resto de derechos legalmente contemplados en la normativa, los llamados “Derechos Arco”: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

En cuanto a la forma y características que debe cumplir la información para adaptarse a las exigencias legales, se exigen los siguientes puntos:

1. Debe ser previa al tratamiento de los datos.
2. Expresa y completa.
3. Manifestada de forma inequívoca, es decir, que no deje lugar a dudas. En este sentido, cabe puntualizar que, si la recogida de datos personales se realiza a través de un cuestionario u otros impresos similares, toda la información a los usuarios que ahora detallaremos debe figurar de forma legible y claramente visible.
4. Detallada y precisa.

En cuanto al contenido, la información vendrá referida a:

1. Existencia de un fichero de datos de carácter personal.
2. Finalidad del propio fichero y de la recogida de información en sí.
3. Identidad y domicilio social del responsable del tratamiento de los datos. En caso que no esté establecido en territorio de la Unión Europea, tendrá que designar un representante en España a tales efectos.
4. Forma y medios para ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
5. Carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
6. Consecuencias tanto de la obtención de datos como de la negativa a suministrarlos.

Como puntualización a lo anterior, si la recogida de datos se ha realizado sin el conocimiento del interesado se deberá informar a éste dentro de los 3 meses siguientes al tratamiento de los datos.

  Existen excepciones al cumplimiento de este deber de información, en los siguientes casos fundamentalmente:

1. Tratamiento de datos con fines históricos, estadísticos o científicos.
2. Cuando realizar la información resulte imposible o exija un esfuerzo “desproporcionado”, establecido según el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
3. Cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial.

Por último, como consejos útiles, tened en cuenta antes de aportar datos personales por teléfono o en alguna página web, que durante la conversación os tienen que informar previamente a la recogida de datos, e igualmente es recomendable verificar la “Política de Privacidad” con objeto de tener una mínima garantía del tratamiento que van a recibir vuestros datos. Bastará con comprobar lo siguiente:

• Identidad y domicilio social de la compañía que recaba los datos.
• Para qué requieren los datos y si existe o existirá una posible comunicación a terceros.
• Procedimiento para ejercitar los Derechos Arco en caso de que sea necesario.
• Uso de datos personales con fines de marketing.

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