¿Durante cuánto tiempo pueden conservar las empresas nuestros datos? ¿Están obligados a actualizarlos?

La nueva legislación sobre Protección de Datos exige que los datos personales se conserven “durante el menor tiempo posible”, garantizándose en todo momento que dichos datos sean exactos y estén actualizados.

El Reglamento de Protección de Datos (en adelante RGPD) establece que los datos serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para que fueron recabados. No obstante, podrán conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse a la empresa en cuestión algún tipo de responsabilidad derivada de relación o ejecución de contrato. El cliente deberá ser informado del plazo de conservación de dichos datos. 

Una vez transcurrido ese plazo, los datos solo podrán mantenerse con fines de archivo en interés público o investigación científica o histórica, y siempre que se determinen medidas organizativas concretas, como la disociación o anonimización. ¿Qué es esto exactamente? Pues el que los datos dejen de tener el carácter de “personales”, es decir, no permitan la identificación de una persona concreta, pero sí son útiles por ejemplo para fines estadísticos. 

Otra medida prevista legalmente es el “bloqueo” mientras prescriben las posibles acciones derivadas de la relación o contrato que vincule al cliente con la empresa, hasta la cancelación definitiva de los datos. Es muy difícil establecer plazos a priori, dada la gran variedad de relaciones que podríamos enumerar, por lo que solo vamos a hablar de los más “comunes” o que afectan a la mayoría de la población:

• Datos laborales: afiliaciones, altas, bajas y cotizaciones a la Seguridad Social, nóminas y contratos. Estos datos tienen un plazo de conservación mínimo de 4 años.

• Datos fiscales: libros registro o de contabilidad, facturas, documentos bancarios. Igualmente el plazo de conservación es de 4 años de cara a la Ley General Tributaria.

• Datos de salud: Según la Ley de Autonomía del paciente, los centros sanitarios están obligados a conservar los datos durante un período mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha de alta médica de la asistencia prestada. Respetado este plazo mínimo, cada Comunidad Autónoma puede determinar sus propios plazos de conservación de datos en esta materia.

• Datos de videovigilancia: las grabaciones deben ser destruidas en el plazo de un mes a contar desde su captación, salvo que estén siendo usadas en el seno de una investigación o procedimiento administrativo o judicial.

• Datos captados con finalidad comercial: mientras el interesado no solicite la baja la empresa podrá conservarlos y utilizarlo para promoción e información de productos o servicios.

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